Na mocy art. 106l ustawy o VAT, gdy faktura ulegnie zniszczeniu bądź zaginie, podatnik lub osoba trzecia, upoważniona przez niego do wystawiania faktur, wystawia ponownie fakturę. Dokument taki traktowany jest na równi z pierwotną fakturą.
Duplikat może zostać wystawiony zarówno dla faktury pierwotnej, jak i faktury korygującej.
Sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury za każdym razem, gdy z takim wnioskiem wystąpi do niego kontrahent, przy czym nie zostało określone jak powinien wyglądać taki wniosek. Najczęściej przyjmuje się, że jest nim każda prośba wystosowana przez nabywcę (na piśmie bądź elektronicznie czy przez telefon).
Sprzedawca nie może wystawić faktury na własne potrzeby, lecz tylko na wniosek nabywcy.
Jakie dane powinien zawierać duplikat faktury?
Dane zawarte na duplikacie faktury powinny być identyczne z tymi, które znajdowały na fakturze źródłowej, poza dwoma wyjątki. Dodatkowym elementem, który może zostać zawarty na dokumencie jest adnotacja “Duplikat” oraz data jego wystawienia. Co ważne, do faktur ustrukturyzowanych nie trzeba wystawiać duplikatów, ponieważ są one wystawiane w KSeF, a więc nie ma możliwości, by zaginęły lub uległy zniszczeniu.
Wystawienie duplikatu przez sprzedawcę nie powoduje zmiany w zakresie powstania obowiązku podatkowego na gruncie PIT i VAT, oznacza to że przychód pozostaje wykazany w dacie pierwotnej.
Duplikat faktury a prawo do odliczenia VAT
Odliczenia podatku VAT dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń kwartalnych).
Należy zatem zastanowić się, czy od duplikatu można odliczyć podatek VAT. Odpowiedź uzależniona jest od tego, czy podatnik otrzymał fakturę pierwotną i ją zgubił, czy w ogóle jej nie otrzymał.
– Przedsiębiorca odliczył VAT z faktury źródłowej
W tej sytuacji duplikat będzie stanowić jedynie potwierdzenie zaksięgowanej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową. Dokument nie powinien zostać ponownie wykazany w rejestrze VAT.
– Przedsiębiorca nie odliczył VAT z faktury źródłowej
W sytuacji, gdy przedsiębiorca w ogóle nie otrzymał faktury, a tym samym nie odliczył podatku VAT, wówczas otrzymany duplikat będzie stanowił podstawę do odliczenia podatku w okresie jej otrzymania lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie miesięczne) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenie kwartalne).
Duplikat a koszty uzyskania przychodów
W odniesieniu do PIT sytuacja wygląda podobnie. W przypadku gdy przedsiębiorca nie otrzymał faktury źródłowej, wówczas momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia duplikatu faktury. Bowiem w tej sytuacji jest to dokument, uprawniający do zaliczenia wydatku w kosztach podatkowych.
Analogicznie wygląda sytuacja, gdy podatnik zdążył ująć w kosztach uzyskania przychodów. W takim przypadku, duplikat faktury stanowi jedynie potwierdzenie zawartej transakcji, który należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową.
Duplikat faktury dotyczący lat poprzednich
Jeżeli koszt dokumentowany za pomocą duplikatu dotyczy ubiegłego roku podatkowego, wówczas konieczne będzie ujęcie kosztu w roku, w którym powinna zostać faktura pierwotna. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca nie ujął wcześniej kosztu na podstawie faktury źródłowej. Jeżeli została już za ten okres złożona w urzędzie skarbowym deklaracja roczna, konieczne będzie sporządzenie korekty. Natomiast podatek VAT należy odliczyć w miesiącu (kwartale) otrzymania duplikatu.